Onnistunut yritystilaisuus toteutetaan oman tiimin ja ammattilaisten kanssa. Hyvässä yritystilaisuudessa on tiedossa kohderyhmä, sen tarpeet, tapahtuman tavoite ja pääviesti sekä vaikuttava ohjelma joka yhdessä tapahtuman kanssa jättää positiivisen muistijäljen.
Onnistunut ja vaikuttava yritystilaisuus
Oletko joskus ollut verkostoitumis- tai yritystilaisuudessa, joka on niin hyvin järjestetty ja organisoitu, että se on jättänyt positiivisen muistijäljen? Yleisötapahtuma tai yritystapahtuma, josta kerrot ystävillesi ja työkavereillesi vielä kuukausien kuluttua. Kyseinen yritystapahtuma on tehnyt tehtävänsä. Se on jättänyt sinulle positiivisen muistijäljen, hienoa!
Olin aikoinaan aktiivisesti mukana Suomen Markkinointiliiton toiminnassa ( MARK ) ja sitä kautta M&M ahkera lukija. M&M järjesti kerran kuukaudessa torstaisin iltatapahtumia Helsingissä Kallessa. Kyllä, monta tarinaa siitäkin paikasta. Tapahtumaan oli tullut Lapin Matkailun edustajat kertomaan verkostojen ja yhteistyön merkityksestä matkailualalla Lapissa. Esityksen aikana mietin kuinka tästä voisi oppia lisää sillä uskon elämyksiin ja niiden vaikuttavuuteen. Elämyksillä voitaisiin parantaa minkä tahansa palveluyrityksen palveluita. Yritysesittelyn jälkeen täysi markkinointiammattilaisten sali oli jo valmiina jatkamaan illan viettoa kunnes yritys lopuksi kertoi vielä yhdestä ohjelmanumerosta. Paikalle oli kutsuttu kanteleen soittaja Lapista,38 kielisen kanteleen kanssa. Seurasi vielä yksi hetki, kanteleen soittoa. Uskon, että moni ei ollut ikinä kuullut ammattilaisen soittavan kanteletta livenä. Kappaleen valinta osui ja upposi. Finlandia ammattilasen tulkitsemana kanteleella. Hieno hetki ja koko Kallen sali oli hiljaa, kuunneltiin kanteleen soittoa.
Miksi tämä jäi mieleen? Olen ollut kymmenissä tai sadoissa ttilaisuuksissa verkostoitumassa,vain harvasta kerron yli kymmenen vuoden jälkeen blogissa. Tämä elämys jätti positiivisen jäljen Lapin Matkailulle.
Yritystilaisuuden suunnittelu ja esiintyjät yritystilaisuuksissa
Yritystilaisuus ei ole vain faktaa, dataa, esitystä. Parhaat yritystilaisuudet huomiovat kohderyhmänsä huolellisesti tapahtuman suunnittelusta yritystilaisuuden loppuun asti unohtamatta jälkimarkkinointia. Yritystilaisuutta suunnitellessa kannattaa aina ottaa oppia elämystapahtumista. Kyllä, kun ihminen aistii monilla aisteilla yritystapahtumassa, viesti tapahtumasta jää kohderyhmälle paremmin mieleen.
Suomessa on runsaasti ammattiesiintyjä, jotka käyvät esiintymässä yritysten tapahtumissa aktiivisesti, viihdyttämässä, juontamassa, kouluttamassa. Esittäviätaiteita ovat musiikki, tanssi, teatteri ja sirkus taiteet ja näitä ammattilaisia on paljon. Riippuen yritystapahtumasi kokoluokasta, kuinka monta ja minkälaisessa ympäristössä yritystapahtuma järjestetään, kannattaa esittäväntaiteen ammattilaisten taitoa käyttää hyväksi jo suunnitteluvaiheessa. Kaikki taiteen ammattilaiset tietävät, kuinka tilaisuudesta saadaan vaikuttavampi.
Ohjelmaa yritystilaisuuksiin löytyy välittäjiltä
Ohjelmatoimistot tarjoavat loistavia ehdokkaita. Ohjelmatoimistojen hyvänä puolena on se, että ohjelmatoimistojen esiintyjät ovat huippuunsa hiottuja ja loistavat omalla ohjelmistollaan. Ohjelmatoimistoa tai muuta esiintyjien välittäjää, agenttia käytettäessä tehdään tilauksesta normaali tilaajasopimus. Näin yritystilaisuus onnistuminen on turvattu, sillä jos tilattu taiteilija ei päässytkään paikalle esimerkiksi sairastumisen vuoksi, esiintyjän välittänyt yritys toimittaa paikalle korvaavan esiintyjän.
Suomessa on myös kasvava joukko esittävien taiteiden ammattilaisten agentteja, jotka välittävät esittävien taiteiden taiteilijoiden ohjelmia ja teoksia yrityksille, yhdistyksille ja kuluttajille tarpeen mukaan. Uskon, että olemme kaikki nähneet yritystapahtumassa esittävien taiteiden ammattilaisten esityksiä aina kamarimusiikki esityksistä sirkus esitykseen ja taikuri esitykseen asti. Teatterin ammattilaisilla on erityisesti kykyä toteuttaa mieleenpainuvia esityksiä, esityksiä jotka toteutetaan esimerkiksi improvisoimalla eli siinä hetkessä tehdään tarinalla, jonka teatterin ammattilaiset toteuttavat. Esittävän taiteen taiteilijaryhmien avulla voidaan myös kehittää yrityksen tiimejä, organisaatiota, johtoa ymmärtämään kolleegoitaan paremmin, koulutetaan sisäisesti tai katsomaan maailmaa asiakkaiden näkökulmasta.
Kook Management on AGMAn ( Luovan talouden agentit ja managerit yhdistys ry ) jäsen.
” AGMA edustaa yrityksiä, jotka toimivat välittäjinä kaikilla luovilla aloilla. AGMA toimii jäsenyritystensä edunvalvojana, tuottaa tapahtumia ja valmennuksia ja ottaa aktiivisesti osaa luovan talouden kehitykseen kansallisella ja kansainvälisellä tasolla. ”
Musiikki-improteatteri on hyvä esimerkki toimivasta esityksestä yritystilaisuuteen
Yksi mieleenpainuvimmista yritys tapahtumista, joissa olen ollut, oli tilaisuus jossa käytettiin musiikki-improteatteria, musiikki-improvisaatiota eli musaimproa. Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Tilaisuudessa kaksi musaimpro ammattilaista toteuttivat musiikki improvisaatiota eri muodoissa, eri tehtävien avulla siten, että osassa jopa osallistettiin yleisöä mukaan. Yhdessä musaimproteatteri ohjelmanumerossa pyydettiin yleisöltä 10 sanaa satunnaisesti, jotka kirjoitettiin 10:lle paperilapulle. Sanalaput laitettiin pussiin tai laatikkoon valmiiksi odottamaan esiintyjän esitystä. Ennen esitystä yleisöltä kysyttiin toteutettavan uuden kappaleen musiikkityyli. Esityksen aikana pussista nostetaan yksi lappu, jossa lukee esimerkiksi luonto. Tällöin laulaja solisti aloittaa laulussaan seuraavan lauseen sanalla luonto kuitenkin laulaen improvisoitua kappaletta valitun tyylilajin mukaisesti, esimerkiksi iskelmän, popin, rockin, jazz tyylin mukaisesti. Tämä on loistava esimerkki yrityksen henkilökunnalle ja asiakkaille erinomaisesta tiimi työskentelystä. Kaikkien on pakko kuunnella ja seurata tiimiläisiä koko esityksen ajan.
Esityshän tehdään ensimmäisen kerran ja mahdollisesti myös viimeisen kerran. Musaimpro ammattilaisia ei Suomessa ole paljon mutta mitä enemmän heidän esityksiinsä tutustuu, sitä enemmän tulee vakuuttuneeksi siitä, kuinka tärkeätä tiimi työskentely on lavalla ja yrityksissä. Musiikki-improesityksissä on myös hauska piirre se, että yleisö pystyy oikeasti haastamaan musiikki-improammattilaisia antamalla täysin satunnaisesti eri musiikki tyylilajeja tai avainsanoja musiikki-improesityksen aikana ja seurata kuinka ammattilaiset suoriutuvat heille annetuista haasteista.
Miten musiikki-improryhmä toimii?
Yrityksissä projekteilla on sovittu toimintatapa, miten edetään, mitä tehdään missäkin vaiheessa, kuinka edistymistä seurataan, mikä projektin tavoite on, mitä tehdään jos jotain tapahtuu toisin. Musiikki-improssa on vähän saman kaltaista toimintaa. Siinä kuunnellaan muita tiimiläisiä aktiivisesti, tehdään kappaleen A osaa, B osaa, kertosäe ja loistava lopetus. Sama toimintamalli toistuu kappaleesta toiseen mutta kappaleen sävel ja sanoitus on aina erilainen. Se tietysti edellyttää musiikki alan ammattilaisilta läsnäoloa, mahtavaa musikaalisuutta ja kovaa sanoittamisen kykyä. Aivan kuten hyvin toimivassa tiimissä, kaikilla on oma selkeä rooli ja tavoite, onnistumisen edellytykset.
Virheet, tuo oppimisen suola
Yksi merkittävä asia, joka jokaisessa musaimproesityksessä on olemassa, virheiden tekeminen on sallittua. Mokailu on enemmän kuin hauskaa. Tälläista virheiden sallimista tarvitaan myös yrityksissä, usein. Joskus yrityskulttuuri ei salli sitä, että tehtäisiin virheitä. Joskus yrityksen johto ei vielä ymmärrä virheiden kautta oppimista ja siksi tästä aiheesta kannattaa keskustella tiimeissä. Musiikki-impro on henkilöstöjohtajalle ja henkilöstön kehittäjälle yksi työkalu havainnollistaa mokailun merkitystä. Uusia asioita opitaan nopeasti virheiden kautta. Musiikin ammattilaiset pystyvät huomioimaan yritysten tarpeet ja myös havainnollistamiseen koulutuksen merkityksestä. Musiikki-improvisaatio sopiikin erinomaisesti yritystapahtumien ohjelmanumeroksi.
Kuvassa muusikko Antti Ainola, joka tekee musiikki-improvisaatioesityksiä yhdessä Laulusaaren Neiti Ö:n kanssa
Yritystilaisuus ja ohjelma
Ohjelmatoimistot välittävät ammattiesiintyjä yritysten tarpeisiin. Hyvin usein musiikki-impro teatterin ammattilaiset eivät ole ohjelmatoimistojen listoilla, toisin kuin muusikot, taikurit, tanssijat. Musaimproryhmiä kannattaa tilata agenteilta, jotka edustavat näita ammattiryhmiä. Musaimpron ammattiryhmiä on Suomessa onneksi kymmenittäin. Nämä ryhmät pystyvät työskentelemään yritysten kanssa, julkisen sektorin kanssa, yhdistysten kanssa hyvin monimuotoisesti. Musiikki-improvisaatio soveltuu kaikkien yritysten tilaisuuksiin sisäisistä koulutustilaisuuksissa lanseeraus tilaisuuksiin, messutapahtumiin ja yritysten koulutustilaisuuksiin. Kuten teatterialanammattilaisia myös musaimpro -ammattilaisia voidaan käyttää yritystä sisäisen keskustelun avaajana ja näin ollen taiteilija ryhmät toimivat myös yrityksen johdon, henkilöstöjohdon, yrityskehittäjien työvälineitä. Ammattilaisryhmä pystyy muuttamaan musiikki-impro esitystään yritysten tarpeiden mukaisesti. Näin saadaan mukaan musiikki- improesitykseen yritykselle tärkeitä asioita, arvoja, aiheita. Nämä asiat jättävät yritystapahtumasta positiivisen muistijäljen.
Musiikki-improryhmissä on aina musiikin ammattilaisia, teatterin ammattilaisia ehkä jopa tanssin ammattilaisiakin, jotka pystyvät toteuttamaan viihdyttävän esitykseen, mutta samalla myös puhuttavan ja muistettavan esityksen. Olemme kaikki olleet yritystapahtumissa… olimme paikalla ja läsnä mutta emme muista, mitä siellä tapahtui. Valitettavan usein yritystapahtumissa ei puhuta kuin asiaa henkilöbrändi edellä ,kalvo esityksen lävitse tai loistavien asiantuntijapuheenvuorojen kautta. Mikä näistä jättää pysyvän muistijäljen osallistujalle? Tapahtuman vaikuttavuuteen kannattaa panostaa aina. Taiteen tekijöillä on huomattava rooli yritystapahtumissa. Olen havainnut, että yrityksissä tunnetaan luovien alan alojen toimijoiden palvelut erittäin huonosti. Toivottavasti kaikki Suomen agentit ja erilaiset välittäjät pystyvät auttamaan tässä asiassa.
Kuinka pitkä on ammattilaisryhmän esitys?
Ammattilaisryhmän esitys on juuri niin pitkään kuin heille annetaan aikaa. Usein esitykset ovat 20-45 minuuttia riippuen yleisömäärästä, tilasta, muusta oheisohjelmasta tai tapahtuman aikataulusta. Musiikki-improesityksen kesto on noin 20 – 45 minuuttia sopimuksen mukaan. Tilaajan kannattaa hyvissä ajoin kertoa yrityksen tarpeista tai tarvittavista kysymyksistä / viesteistä, joita halutaan tuoda esityksen aikana esille. Koska musiikki-improvisaatio on musiikin tekemistä siinä hetkessä, niillä fiiliksillä ja ajatuksilla joita tekijöillä on sillä hetkellä, annetulla musiikkityylilajilla ja avainsanalla toteuttettua musaimproa esittävät ammattilaiset kertaluontoisesti esityksen, joka jättää muistijäljen. Katso oheinen Laulusaaren esitysvideo esimerkkinä musaimproesityksestä Kaarinassa Hovirinnassa Saaristo Open 2019 kesäfestivaali avausnumerossa. Tässä kyseisessä esityksessä yleiselle esitettiin Saaristo Open festivaalien uusi tunnuskappale sekä toteutettiin Improhitti -esitys.
Mikä on improhitti esitys?
Se on musiikki-improvisaatioesitys, jossa käytettävästä ajasta riippuen toteutetaan kolmesta viiteen uutta kappaletta yleisen antamien tyylilajien ja avainsanojen mukaisesti. Musaimpro soveltuu kaikkien yritysten tapahtumiin esityksenä, joka jää varmasti positiivisesti mieleen. Maallikoille, Matti Meikäläisille, monelle yrityksen edustajalle musiikki-improvisaatio on vieras esitystaiteenlaji. Usein luullaan, että joukko amatöörejä tai alan harrastajia tulee paikalle ja toteuttaa muutamia kappaleita kertaluontoisesti kukin esiintyjä omalla tavallaan sooloillen. Kysymys ei ole siitä, vaan hyvin pitkälle harjoitellusta musiikki, teatteri, improvisaatio osaamisesta, josta saadaan rakennettua mieleenpainuvia esityskokonaisuuksia.
Musaimpro -ryhmillä on usein myös lauluntekijöiden ammattikoulutus yhtenä osaamisalueena musiikin ja/tai teatterin koulutuksen lisäksi. Tämä auttaa esiintyjäryhmää huomattavasti sekä takaa tasalaatuisen esityksen asiakkaalle. Kannattaa pyytää esiintyjiltä tai välittäjältä aina referenssisuositus sekä videoklippi toteutetusta esityksestä asiakkaalle. Jos musaimpro on vieras esitystaiteen alue, referenssin ja videon avulla tilaaja tietää tarkasti, mitä esitys pitää sisällään ja uskaltaa paremmin tutustua uuteen taiteenmuotoon omassa yritystilaisuudesssaan.
Musiikki-improvisaatio toimii hyvin myös yrityksen juhlissa, kesätapahtumassa, pikkujouluissa sekä koulutustilaisuuksissa. Tutustu lisää koulutustarjontaamme yrityksille täältä.
Yritystilaisuus ja investointi siihen kannattaa
Yritystilaisuuden suunnittelu kannattaaa aloittaa heti markkinoinnin vuosikellon suunnittelun jälkeen. Suunnittelussa kannattaa hyödyntää omaa tiimi sekä tapahtumanjärjestämisen ammattilaisia kuten Suomen messut, Elämys Group, tai Raikua, joitakin mainitakseni. Kannattaa myös Googlata Tapahtumanjärjestäjä. Jos yrityksesi pystyy järjstämään tapahtuman itsenäisesti, kannattaa ammattiesiintykjiä käyttää yritystilaisuuden suunnittelussa sekä sen toteutuksessa. Näin varmistat yritystilaisuutesi onnistumisen.
Goolgaamalla löytyy runsaasti yksityiskohtaisia oppaita ” Järjestä onnistunut yritystilaisuus ” -aiheisia materiaaleja muistilistoista tapahtumanjärjestäjien kokonaispalvelupaketteihin. Näihin kanattaa tutustua. Tärkeätä on kuitenkin vastata kysymykseen, miksi yritystilaisuus järjestetään, mikä sen tavoite on ja mikä on kohderyhmä. Tämän jälkeen tapahtuman järjestämisessä helpottuu moni vaihe.
Yritystilaisuuden investointi maksaa itsensä takaisin sillä vaikuttavinta yritystapahtumassa on ikuisen positiivisen muistijäljen antaminen kohderyhmälle. Kannattaa hyödyntää laajasti kotimaisia esittävien taiteiden ammattilaisia!
Ps. Haluatko jatkossakin lukea yritysten muutosjohtamisesta, markkinoiden muutoksesta ja uusista työkaluista sekä menetelmistä yrityksen, myynnin ja henkilöstön kehittämiseksi? Jätä yhteystietosi ja pysyt jatkosssakin ajantasalla 👍😀
Vastaa